Polityka prywatności 

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest PAIZ Grow Partners Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Czeremchowa 21, 20-807 Lublin, NIP 712-22-77-054, REGON 430844937, KRS 0000052339, prowadząca działalność organizacji kongresów i konferencji pod marką Biuro Kongresów Skolamed (dalej: „Administrator”).

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: kongres@skolamed.pl, tel. (81) 534 71 48 lub (81) 534 71 49, adres korespondencyjny: PAIZ Grow Partners Sp. z o.o., ul. Czeremchowa 21, 20-807 Lublin.

W przypadku wydarzeń organizowanych na zlecenie towarzystw naukowych lub innych podmiotów PAIZ Grow Partners Sp. z o.o. samodzielnie określa zakres danych zbieranych w procesie rejestracji i organizuje ich przetwarzanie. Rola Spółki jako administratora, współadministratora lub podmiotu przetwarzającego zależy od rzeczywistego podziału odpowiedzialności za cele i zasadnicze sposoby przetwarzania danych w związku z konkretnym wydarzeniem.

Informacje o administratorze lub administratorach danych oraz zasadach przetwarzania danych w związku z konkretnym wydarzeniem są przekazywane uczestnikom w odpowiedniej klauzuli informacyjnej.

2. Kogo dotyczy polityka

Polityka opisuje przetwarzanie danych osób odwiedzających stronę skolamed.pl, kontaktujących się z Administratorem, rejestrujących się na wydarzenia, zgłaszających streszczenia lub wystąpienia naukowe, partnerów biznesowych a także osób zgłaszających uczestników i osób uczestniczących w wydarzeniach organizowanych lub obsługiwanych przez Biuro Kongresów Skolamed.

3. Cele, podstawy prawne i kategorie danych

Dane przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do określonych celów. W zależności od sytuacji mogą to być:

1. OBSŁUGA ZAPYTAŃ I KORESPONDENCJI. Dane kontaktowe i treść wiadomości; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f  RODO (uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań), a gdy działania podejmowane są na żądanie przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
2. REALIZACJA UMOWY. Najczęściej jest umożliwienie udziału w wydarzeniu. Dane osobowe uczestników konferencji, kongresów, szkoleń i innych wydarzeń mogą być pozyskiwane:

• bezpośrednio od uczestników, w szczególności za pośrednictwem formularzy rejestracyjnych dostępnych w serwisie www.skolamed.pl, poczty elektronicznej lub innych kanałów komunikacji;
• od podmiotów zgłaszających uczestników, w szczególności szpitali, uczelni, pracodawców, firm finansujących udział w wydarzeniu oraz innych instytucji.

Zakres przetwarzanych danych może obejmować imię i nazwisko, dane kontaktowe, nazwę reprezentowanej instytucji, stanowisko lub zawód, numer prawa wykonywania zawodu, jeżeli jest niezbędny do określonego celu oraz informacje dotyczące udziału w wydarzeniu.

Dane te są przetwarzane w celu przyjęcia i obsługi zgłoszenia, organizacji udziału w wydarzeniu, komunikacji organizacyjnej, przygotowania materiałów i zaświadczeń, obsługi płatności oraz realizacji innych czynności niezbędnych do przeprowadzenia wydarzenia.

W zależności od okoliczności podstawą prawną przetwarzania danych może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której uczestnik jest stroną, lub podjęcia działań na jego żądanie przed zawarciem umowy;

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora lub strony trzeciej, w szczególności organizacji udziału osób zgłaszanych przez inne podmioty, zapewnienia komunikacji organizacyjnej i prawidłowej realizacji wydarzenia, z uwzględnieniem praw i interesów osób, których dane dotyczą;

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności w zakresie dokumentacji księgowej i podatkowej.

W przypadku pozyskania danych osobowych od podmiotu zgłaszającego administrator realizuje obowiązek informacyjny zgodnie z art. 14 RODO, chyba że zastosowanie znajduje jeden z wyjątków przewidzianych w tym przepisie.

Zakres odpowiedzialności za przetwarzanie danych osobowych zależy również od roli PAIZ Grow Partners Sp. z o.o. w organizacji danego wydarzenia. Spółka może działać jako samodzielny administrator, podmiot przetwarzający dane w imieniu organizatora lub – jeżeli wspólnie z innym podmiotem określa cele i sposoby przetwarzania – współadministrator. Odpowiednie informacje są przekazywane uczestnikom w związku z rejestracją na dane wydarzenie.

3. WERYFIKACJA UPRAWNIEŃ ZAWODOWYCH, JEŻELI JEST WYMAGANA DLA DANEGO WYDARZENIA. W przypadku wydarzeń lub ich części przeznaczonych dla określonych grup zawodowych Administrator może przetwarzać dane niezbędne do weryfikacji uprawnień uczestników, w szczególności numer prawa wykonywania zawodu lekarza. Weryfikacja może służyć zapewnieniu dostępu do treści przeznaczonych dla osób uprawnionych, w tym materiałów dotyczących produktów leczniczych, których reklama podlega ograniczeniom wynikającym z Prawa farmaceutycznego. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu dostępu do określonych treści wyłącznie uprawnionym odbiorcom (Ustawa z dnia 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne, Rozdział 4: Reklama produktów leczniczych, art. 52–64).
4. ROZLICZENIA, KSIĘGOWOŚĆ I REALIZACJA OBOWIĄZKÓW PODATKOWYCH. Dane wymagane do dokumentacji księgowej i podatkowej; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami.
5. USTALENIE, DOCHODZENIE LUB OBRONA ROSZCZEŃ ORAZ ZABEZPIECZENIE DOWODÓW. Dane niezbędne w danej sprawie; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f  RODO, czyli uzasadniony interes polegający na ochronie praw Administratora.
6. MARKETING WŁASNYCH USŁUG. Podstawa przetwarzania danych może obejmować art. 6 ust. 1 lit. f  RODO, z uwzględnieniem prawa sprzeciwu. Wykorzystywanie poczty elektronicznej, połączeń telefonicznych lub innych środków komunikacji elektronicznej do przesyłania informacji handlowych, w tym marketingu bezpośredniego, odbywa się po uzyskaniu uprzedniej zgody, jeżeli wymaga tego art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie.
7. DANE TECHNICZNE, STATYSTYKI I MONITOROWANIE BŁĘDÓW, STATYSTYKI ODWIEDZIN I LOGI SERWERA – opisane są szczegółowo w rozdziale 10.
8. FOTOGRAFOWANIE I FILMOWANIE WYDARZEŃ. Podczas konferencji, kongresów, szkoleń i innych wydarzeń organizowanych lub obsługiwanych przez Biuro Kongresów SKOLAMED mogą być wykonywane fotografie oraz nagrania audiowizualne dokumentujące przebieg wydarzenia. Materiały te mogą być wykorzystywane w celu dokumentowania wydarzeń, przygotowywania sprawozdań i relacji, informowania o działalności Administratora oraz prezentowania organizowanych wydarzeń, w szczególności na stronie internetowej www.skolamed.pl, w materiałach informacyjnych i w oficjalnych kanałach społecznościowych Administratora.

W zakresie, w jakim fotografie i nagrania zawierają dane osobowe umożliwiające identyfikację uczestników, podstawą ich przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dokumentowaniu wydarzeń oraz informowaniu o prowadzonej działalności, pod warunkiem że interesy, prawa i wolności osób, których dane dotyczą, nie mają charakteru nadrzędnego. Wykonywanie i wykorzystywanie fotografii oraz nagrań odbywa się z poszanowaniem prywatności, godności i innych praw uczestników. Rozpowszechnianie wizerunku uczestników odbywa się zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. W szczególności zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku nie jest wymagane, gdy wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół większej całości, takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza lub osoba jest powszechnie znana (wizerunek zarejestrowano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, społecznych, politycznych lub zawodowych) oraz jeżeli spełnione są przesłanki przewidziane w tym przepisie. W przypadkach, w których przepisy wymagają odrębnego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, Administrator uzyskuje takie zezwolenie przed publikacją materiału. Uczestnicy są informowani o fotografowaniu i filmowaniu wydarzenia przed jego rozpoczęciem.

Osoby, których dane dotyczą, mogą zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania ich danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z art. 21 RODO, kontaktując się z Administratorem pod adresem kongres@skolamed.pl. Zgłoszenia dotyczące publikacji konkretnego zdjęcia lub nagrania są rozpatrywane indywidualnie. Fotografie i nagrania przechowywane są przez okres uzasadniony celami dokumentacyjnymi i informacyjnymi, zgodnie z przyjętymi przez Administratora zasadami przechowywania danych.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi, zawarcia lub wykonania umowy, rejestracji na wydarzenie albo wypełnienia obowiązku prawnego. Zakres wymaganych danych będzie wskazany w odpowiednim formularzu. Niepodanie danych wymaganych może uniemożliwić obsługę zapytania, rejestrację, udział w wydarzeniu lub wystawienie dokumentu.

Podanie danych w celach opartych na zgodzie jest dobrowolne; brak zgody nie powinien wpływać na usługi, które nie wymagają takiego przetwarzania.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane, w zakresie niezbędnym do danego celu, następującym kategoriom odbiorców: dostawcom hostingu i obsługi IT, poczty elektronicznej i formularzy, podmiotom obsługującym rejestrację i płatności, podmiotom księgowym, drukarniom i agencjom przygotowującym materiały konferencyjne, hotelom i innym podmiotom zapewniającym zamówione usługi, partnerom merytorycznym wydarzenia oraz organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

W przypadku konferencji i innych wydarzeń organizowanych we współpracy z towarzystwami naukowymi lub innymi podmiotami Administrator może udostępniać właściwemu organizatorowi wydarzenia ograniczony zakres danych osobowych uczestników, obejmujący imię i nazwisko. Udostępnienie następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji uzasadnionych celów związanych z organizacją danego wydarzenia. Pozostałe dane rejestracyjne, w szczególności dane kontaktowe uczestników, nie są standardowo przekazywane towarzystwom naukowym. Jeżeli podmiot otrzymujący dane samodzielnie określa cele i sposoby ich dalszego przetwarzania, działa w tym zakresie jako odrębny administrator danych osobowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator korzysta z usług dostawców rozwiązań informatycznych niezbędnych do prowadzenia serwisu internetowego www.skolamed.pl oraz zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania.

Serwis korzysta z usługi Google Fonts, umożliwiającej prawidłowe wyświetlanie czcionek internetowych. Podczas korzystania z serwisu przeglądarka użytkownika nawiązuje połączenie z serwerami Google, co wiąże się z przekazywaniem danych technicznych, w szczególności adresu IP, do dostawcy tej usługi. Dane te mogą być przetwarzane poza EOG, w tym w USA.

Google LLC uczestniczy w programie EU–US Data Privacy Framework. Przekazywanie danych osobowych do tego podmiotu w USA, w zakresie objętym certyfikacją, odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych, zgodnie z art. 45 RODO.

Informacje dotyczące zasad przetwarzania danych przez Google oraz stosowanych mechanizmów ochrony danych są dostępne w polityce prywatności Google i dokumentacji dotyczącej międzynarodowego przekazywania danych.

7. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

1. Dane związane z rejestracją i udziałem w wydarzeniu – przez czas niezbędny do obsługi wydarzenia, rozliczeń i rozpatrzenia reklamacji, a następnie przez okres wynikający z obowiązków prawnych lub przedawnienia roszczeń.
2. Dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany właściwymi przepisami.
3. Korespondencja – przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie, jeśli to uzasadnione, przez okres przedawnienia roszczeń.
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna niezależna podstawa dalszego przetwarzania.
5. Dane marketingowe – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub wycofania zgody, jeśli zgoda jest wymagana, z uwzględnieniem niezbędnego zakresu danych potrzebnych do odnotowania sprzeciwu lub wycofania zgody.
6. Dane z cookies i narzędzi analitycznych – zgodnie z okresem życia danej technologii, ustawieniami narzędzia oraz zapisami w panelu zgód.
7. Dane techniczne i logi serwera – przez okres wynikający z konfiguracji usług hostingowych, niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania błędów i prawidłowego działania serwisu, zgodnie z ustalonymi przez Administratora zasadami retencji.
8. Raporty błędów technicznych – przez okres wynikający z konfiguracji systemu monitorowania błędów, niezbędny do zidentyfikowania, analizy i usunięcia nieprawidłowości technicznych.

Administrator ustala okresy lub kryteria przechowywania odpowiednio do konkretnego procesu; nie oznacza to automatycznego przechowywania wszystkich danych przez jeden wspólny okres.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach i na zasadach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych – gdy podstawą jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany – oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, mogą ją Państwo wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wnioski można kierować na adres kongres@skolamed.pl lub pocztą na adres siedziby Administratora. W razie uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym nie stosujemy profilowania wywołującego skutki, o których mowa w art. 22 RODO.

10. Korzystanie z serwisu internetowego – dane techniczne, statystyki i pliki cookies

10.1. Dane techniczne i logi serwera

Podczas korzystania z serwisu internetowego www.skolamed.pl automatycznie przetwarzane mogą być dane techniczne związane z połączeniem urządzenia użytkownika z serwerem.

Dane te mogą obejmować w szczególności:

• adres IP urządzenia użytkownika;
• datę i godzinę połączenia;
• adresy żądanych stron i zasobów;
• informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym;
• adres strony, z której nastąpiło przekierowanie do serwisu, jeżeli jest udostępniany;
• informacje o odpowiedziach serwera, w tym występujących błędach technicznych.

Dane te są wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania serwisu, utrzymania jego bezpieczeństwa, diagnozowania problemów technicznych, zapobiegania nadużyciom oraz prowadzenia zbiorczych statystyk dotyczących korzystania z witryny.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w powyższych celach jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu oraz ocenie jego wykorzystania.

10.2. Statystyki odwiedzin

Serwis www.skolamed.pl korzysta z usług hostingowych świadczonych przez cyber_Folks. Dostawca hostingu udostępnia administratorowi zbiorcze statystyki dotyczące korzystania z serwisu, obejmujące w szczególności liczbę wizyt, wielkość transferu danych oraz obciążenie serwera. Statystyki te służą do oceny funkcjonowania serwisu, identyfikowania problemów technicznych i analizy ogólnego poziomu wykorzystania witryny. Statystyki udostępniane przez dostawcę hostingu nie wymagają same w sobie stosowania analitycznych plików cookies w urządzeniu użytkownika.

10.3. Monitorowanie błędów technicznych

W serwisie wykorzystywany jest mechanizm monitorowania błędów aplikacji. Mechanizm ten umożliwia automatyczne rejestrowanie i zgłaszanie błędów występujących podczas korzystania z serwisu. W przypadku wystąpienia błędu do systemu monitorowania mogą być przekazywane informacje diagnostyczne, obejmujące w szczególności rodzaj i treść błędu, adres strony, na której wystąpił, oraz informacje dotyczące środowiska technicznego użytkownika. W zależności od konfiguracji i charakteru błędu informacje te mogą zawierać dane osobowe. Przetwarzanie danych w tym zakresie służy diagnozowaniu i usuwaniu błędów oraz zapewnieniu prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania serwisu.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym celu jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

10.4. Czcionki internetowe Google Fonts

W serwisie wykorzystywane są czcionki internetowe Google Fonts, udostępniane przez Google. Podczas wyświetlania strony przeglądarka użytkownika może nawiązywać połączenia z serwerami dostawcy czcionek w celu pobrania plików niezbędnych do prawidłowego wyświetlenia treści. W związku z takim połączeniem dostawca może otrzymać dane techniczne, w szczególności adres IP użytkownika oraz informacje związane z żądaniem pobrania zasobu. Wykorzystywanie czcionek służy zapewnieniu czytelności i prawidłowej prezentacji treści serwisu.

10.5. Pliki cookies i podobne technologie

Pliki cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze stron internetowych. Serwis może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie niezbędne do jego prawidłowego funkcjonowania, w szczególności w formularzach i systemach rejestracji na wydarzenia. Pliki cookies niezbędne do świadczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika mogą być stosowane bez jego odrębnej zgody, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Stosowanie plików cookies lub podobnych technologii w innych celach, w szczególności analitycznych lub marketingowych, wymaga uprzedniego uzyskania zgody użytkownika, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa. Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.

10.6. Dostawcy usług technicznych i okres przechowywania danych

W związku z funkcjonowaniem serwisu dane techniczne mogą być przetwarzane przez dostawcę usług hostingowych oraz dostawców wykorzystywanych usług informatycznych, w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów przetwarzania. Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem okresów przechowywania wynikających z konfiguracji systemów informatycznych, obowiązujących przepisów prawa oraz konieczności zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń.

11. Bezpieczeństwo i zmiany polityki

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, aby chronić dane osobowe. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków.

Polityka może być aktualizowana, jeżeli zmienią się przepisy, procesy przetwarzania lub wykorzystywane technologie. Aktualna wersja jest publikowana na stronie skolamed.pl. W przypadku zmian wymagających przekazania dodatkowych informacji Administrator realizuje obowiązki wynikające z RODO.

12. Podstawa prawna

Politykę opracowano w szczególności w odniesieniu do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwych przepisów prawa polskiego dotyczących komunikacji elektronicznej i przechowywania informacji na urządzeniach końcowych.

18-10-2026